Co musi mieć strona firmowa. Dane firmy, RODO i cookies.
Firma świadcząca usługi drogą elektroniczną podaje swoje dane i adres e-mail. Formularz informuje o przetwarzaniu danych, a pliki cookies inne niż niezbędne zapisują się dopiero po zgodzie odwiedzającego. Opisujemy też regulamin i dodatkowe dane spółek.
Kontaktio · opublikowano
Artykuł opisuje przepisy obowiązujące 9 października 2026 roku i nie stanowi porady prawnej. To, które z opisanych obowiązków dotyczą Twojej firmy, zależy od tego, co robi jej strona i jakie dane zbiera. Źródła podajemy pod akapitami, a polskie ustawy według tekstów z Dziennika Ustaw.
Dane firmy na stronie internetowej
Firma, która świadczy usługi drogą elektroniczną, podaje na stronie swoje adresy elektroniczne, na przykład adres e-mail. Świadczeniem usługi drogą elektroniczną ustawa nazywa wykonanie usługi na odległość, przez przekaz danych na indywidualne żądanie odbiorcy, w całości przez sieć telekomunikacyjną (art. 2 pkt 4).
Do adresów dochodzą imię, nazwisko, miejsce zamieszkania i adres albo nazwa lub firma oraz siedziba i adres. Wymaga tego art. 5 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Informacje mają być wyraźne, jednoznaczne i bezpośrednio dostępne na stronie.
Gdy świadczenie usługi wymaga zezwolenia, przedsiębiorca podaje też informacje o tym zezwoleniu i o organie, który je wydał. Osoba fizyczna, której prawo do wykonywania zawodu zależy od wymagań z odrębnych ustaw, dodaje między innymi samorząd zawodowy, tytuł zawodowy i numer w rejestrze publicznym.
ŹródłoUstawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1513, art. 2 i 5 (api.sejm.gov.pl, dostęp )
Gdy strona przedstawia ofertę towarów albo usług sprzedawanych na odległość, obowiązuje też Prawo przedsiębiorców. Według jego art. 20 ust. 3 oferta zawiera wtedy co najmniej firmę przedsiębiorcy, jego numer NIP oraz siedzibę albo adres. Firma to w Kodeksie cywilnym nazwa, pod którą działa przedsiębiorca. U osoby fizycznej jest nią imię i nazwisko, a u osoby prawnej jej nazwa.
ŹródłoUstawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1480, art. 20 ust. 3 (api.sejm.gov.pl, dostęp )
ŹródłoUstawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795, art. 43², 43⁴ i 43⁵ (api.sejm.gov.pl, dostęp )
Dodatkowe dane na stronie spółki
Spółka z o.o., spółka akcyjna, prosta spółka akcyjna i spółka komandytowo-akcyjna mają w Kodeksie spółek handlowych własny wykaz danych. Umieszczają je w pismach i zamówieniach handlowych oraz w informacjach na swoich stronach internetowych. Wspólne są firma spółki z siedzibą i adresem, sąd rejestrowy, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, numer wpisu do rejestru i NIP.
- Spółka z o.o. Wysokość kapitału zakładowego (art. 206 § 1). Gdy umowę spółki zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do pokrycia kapitału dochodzi informacja, że wymagane wkłady nie zostały wniesione.
- Spółka akcyjna i komandytowo-akcyjna. Wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego (art. 374 § 1 i art. 127 § 5).
- Prosta spółka akcyjna. Wysokość kapitału akcyjnego (art. 300⁶¹ § 1).
Jeśli spółka z o.o., akcyjna albo prosta spółka akcyjna należy do grupy spółek, podaje też jej oznaczenie. Członek zarządu, który dopuści do braku tych danych, podlega grzywnie do 5000 zł, a nakłada ją sąd rejestrowy (art. 595). W spółce komandytowo-akcyjnej tak samo odpowiada komplementariusz uprawniony do reprezentowania spółki.
Przepisy o spółce jawnej, partnerskiej i komandytowej takiego wykazu nie zawierają. Dotyczą ich jednak ustawy z poprzedniej części, bo obowiązki z tych ustaw nie zależą od formy prawnej firmy.
ŹródłoUstawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 18, art. 127, 206, 300⁶¹, 374, 594 i 595 (api.sejm.gov.pl, dostęp )
Kiedy strona potrzebuje regulaminu
Regulaminu wymaga ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną od każdej firmy, która takie usługi świadczy przez stronę. Taka firma, w ustawie usługodawca, określa regulamin i bezpłatnie udostępnia go użytkownikowi przed zawarciem umowy (art. 8 ust. 1). Na żądanie użytkownika udostępnia go tak, żeby dało się go pobrać, odtworzyć i zapisać.
Konkretnych funkcji strony ustawa nie wymienia. Czy usługą świadczoną drogą elektroniczną jest na przykład konto użytkownika albo zapis na newsletter, rozstrzyga definicja z art. 2 pkt 4, opisana w pierwszej części.
Regulamin określa w szczególności rodzaje i zakres usług, warunki ich świadczenia, zasady zawierania i rozwiązywania umów oraz tryb reklamacji (art. 8 ust. 3). Wśród warunków są wymagania techniczne i zakaz dostarczania przez użytkownika treści o charakterze bezprawnym. Postanowienia, których firma nie udostępniła w opisany sposób, nie wiążą użytkownika (art. 8 ust. 2).
Usługodawca zapewnia też użytkownikowi dostęp do aktualnej informacji o szczególnych zagrożeniach związanych z korzystaniem z usługi. Druga taka informacja dotyczy funkcji i celu oprogramowania albo danych, które usługodawca wprowadza do systemu, którym posługuje się użytkownik, a które nie są częścią treści usługi (art. 6).
ŹródłoUstawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1513, art. 2, 6 i 8 (api.sejm.gov.pl, dostęp )
Na stronie produktu Securand AlertMe zgoda kupującego zapisuje się razem z datą i wersją regulaminu. Strona cateringu Casa Blanka ma regulamin i politykę prywatności na osobnych podstronach.
Ustawa z 4 września 2026 roku, która zmienia ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2026 poz. 1296), wchodzi w życie 6 listopada 2026 roku. Dotyczy stosowania aktu o usługach cyfrowych, czyli rozporządzenia (UE) 2022/2065, i nie zmienia art. 5, 6 ani 8.
ŹródłoUstawa z dnia 4 września 2026 r. o zmianie ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2026 poz. 1296 (api.sejm.gov.pl, dostęp )
Formularz kontaktowy i informacja z RODO
Strona z formularzem kontaktowym informuje nadawcę, czyli osobę, która go wypełnia, kto i w jakim celu przetwarza jej dane, i robi to w chwili ich zbierania. Ten obowiązek nakłada art. 13 RODO, czyli ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (UE) 2016/679.
Informacja wskazuje między innymi administratora i sposób kontaktu z nim, cele przetwarzania i jego podstawę prawną oraz odbiorców danych, jeśli tacy są. Obejmuje też okres przechowywania danych albo kryteria jego ustalania, prawa nadawcy wobec jego danych i prawo skargi do organu nadzorczego. Gdy podstawą jest zgoda, nadawca dowiaduje się, że może ją wycofać w dowolnym momencie.
Rozporządzenie wymaga, żeby te informacje były zwięzłe, przejrzyste, zrozumiałe i łatwo dostępne, napisane jasnym i prostym językiem (art. 12 ust. 1). Określenia „polityka prywatności” nie ma ani w RODO, ani w polskich ustawach opisanych w tym artykule. Liczy się treść informacji z art. 13 i to, czy nadawca łatwo do niej dotrze.
Zgoda jest jedną z sześciu podstaw przetwarzania z art. 6 ust. 1 RODO. Obok niej rozporządzenie wymienia między innymi przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy albo do działań na żądanie osoby przed jej zawarciem (lit. b). Wymienia też prawnie uzasadnione interesy administratora albo strony trzeciej (lit. f), a wybór podstawy zależy od celu, w jakim firma używa danych.
Zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c ogranicza dane do tego, co niezbędne do celu przetwarzania. W formularzu wyceny na stronie pracowni mebli atelier24 obowiązkowe są tylko imię i telefon, a zdjęcia, rzut albo projekt klient wysyła e-mailem.
Gdy zgoda stoi w pisemnym oświadczeniu dotyczącym też innych spraw, prośbę o nią przedstawia się tak, żeby dało się ją od nich wyraźnie odróżnić (art. 7 ust. 2). Formularz na stronie biura nieruchomości MWW Mieszkanie zbiera zgodę na informacje marketingowe osobno od zgody na odpowiedź.
ŹródłoRozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), art. 5, 6, 7, 12 i 13 (eur-lex.europa.eu, dostęp )
Do przesyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, za pomocą telefonu i innych urządzeń końcowych potrzebna jest wcześniejsza zgoda odbiorcy. Odbiorca może ją wyrazić, podając w tym celu swój adres elektroniczny (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). W sklepie Pan Kotecki zapis na newsletter wymaga zgody i potwierdzenia przez e-mail.
ŹródłoUstawa z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej, Dz.U. 2024 poz. 1221, art. 398 (api.sejm.gov.pl, dostęp )
Pliki cookies po zmianie przepisów
Od 10 listopada 2024 roku zgodę na pliki cookies reguluje art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. To ustawa z 12 lipca 2024 roku, opublikowana w Dz.U. 2024 poz. 1221. Art. 399 ma niemal to samo brzmienie co wcześniejszy art. 173 Prawa telekomunikacyjnego, które straciło moc tego samego dnia.
ŹródłoUstawa z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej, Dz.U. 2024 poz. 1221, art. 399 (api.sejm.gov.pl, dostęp )
ŹródłoUstawa z dnia 12 lipca 2024 r. Przepisy wprowadzające ustawę Prawo komunikacji elektronicznej, Dz.U. 2024 poz. 1222, art. 68 i 124 (api.sejm.gov.pl, dostęp )
ŹródłoUstawa z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 34, art. 173 (api.sejm.gov.pl, dostęp )
Zapis informacji w urządzeniu odwiedzającego albo odczyt informacji, która już tam jest, wymaga najpierw jednoznacznej, łatwej i zrozumiałej informacji o celu zapisu i odczytu. Odwiedzający dowiaduje się też, że warunki zapisu i odczytu może określić w ustawieniach oprogramowania, na przykład przeglądarki, albo w konfiguracji usługi. Potem wyraża zgodę, a zapis i odczyt nie mogą zmieniać konfiguracji urządzenia ani jego oprogramowania.
Przepis nie wymienia plików cookies z nazwy. Mówi o każdej informacji przechowywanej w urządzeniu odwiedzającego, na przykład w telefonie albo komputerze, więc dotyczy też innych sposobów zapisu.
Zgodę można wyrazić także przez ustawienia oprogramowania albo konfigurację usługi (art. 399 ust. 2). Do jej uzyskania stosuje się odpowiednio przepisy o ochronie danych osobowych (art. 400). RODO definiuje zgodę jako dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli (art. 4 pkt 11).
Według motywu 32 RODO ani milczenie, ani domyślnie zaznaczone okienka, ani brak działania nie powinny oznaczać zgody. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, a wycofanie ma być równie łatwe jak jej wyrażenie (art. 7 ust. 3).
ŹródłoRozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), art. 4, art. 7 i motyw 32 (eur-lex.europa.eu, dostęp )
Kto zapisuje albo odczytuje informacje niezgodnie z art. 399, podlega karze pieniężnej (art. 444 ust. 1 pkt 82). Nakłada ją Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej, do 3 procent przychodu z poprzedniego roku kalendarzowego (art. 446 ust. 1). Ustawa ma też osobne zasady dla firm z przychodem do 500 000 zł, w tym górną granicę kary 15 000 zł (art. 446 ust. 2 i 3).
ŹródłoUstawa z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej, Dz.U. 2024 poz. 1221, art. 399, 400, 444 i 446 (api.sejm.gov.pl, dostęp )
Kiedy strona obywa się bez banera
Okna zgody nie potrzebuje strona, która zapisuje w urządzeniu odwiedzającego tylko informacje konieczne do dostarczenia usługi, o którą on prosi. Art. 399 ust. 3 zwalnia taki zapis z warunków z ust. 1, czyli między innymi z informacji i zgody. Wyjątek obejmuje też zapis konieczny do przesłania komunikatu przez publiczną sieć.
Ustawa wdraża w tym miejscu dyrektywę 2002/58/WE o prywatności i łączności elektronicznej. Według motywu 66 dyrektywy 2009/136/WE, która ją zmieniła, takie wyjątki powinny obejmować tylko zapis albo odczyt ściśle konieczny do korzystania z usługi, której użytkownik wyraźnie zażądał.
ŹródłoUstawa z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej, Dz.U. 2024 poz. 1221, art. 399 ust. 3 i odnośnik 1 (api.sejm.gov.pl, dostęp )
ŹródłoDyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2009/136/WE zmieniająca między innymi dyrektywę 2002/58/WE, motyw 66 (eur-lex.europa.eu, dostęp )
Strona łódzkiego warsztatu EMKACAR-SERVICE obywa się bez banera zgód. Nie używa plików cookies analitycznych ani reklamowych, a kroje pisma i zdjęcia pobiera z własnego serwera. Mapę Google wczytuje dopiero wtedy, gdy odwiedzający kliknie przycisk Pokaż mapę, a wcześniej w jej miejscu stoi obraz okolicy z OpenStreetMap.
Polityka prywatności tej strony opisuje kontakt telefoniczny i e-mailowy, czyli kanały, którymi warsztat przyjmuje zgłoszenia. Bez okna zgód działają też strona cateringu Casa Blanka, która informuje o tym krótkim paskiem, i strona pracowni atelier24. Żadna z trzech stron nie zapisuje plików cookies analitycznych ani reklamowych.
Analityka i piksele reklamowe a zgoda
Zgody wymagają pliki cookies narzędzi analitycznych i pikseli reklamowych. Biuletyn Urzędu Ochrony Danych Osobowych wymienia pliki cookies używane w celach marketingowych i analitycznych jako te, na które użytkownik musi wyrazić świadomą i jednoznaczną zgodę.
ŹródłoBiuletyn UODO, Problematyka ochrony danych osobowych a pliki cookies (nowybiuletyn.uodo.gov.pl, dostęp )
Google Analytics 4 zapisuje w przeglądarce pliki cookies w domenie odwiedzanej strony, które odróżniają użytkowników i przechowują stan sesji, a domyślnie wygasają po dwóch latach. Przy pomiarze konwersji Google Ads kliknięcie reklamy zostawia w urządzeniu tymczasowy plik cookie, a system Google rozpoznaje go przez tag na stronie, gdy użytkownik wykona wskazaną akcję.
ŹródłoPomoc Google Analytics, Cookie usage on websites (support.google.com, dostęp )
ŹródłoPomoc Google Ads, About conversion measurement (support.google.com, dostęp )
W dokumentacji trybu zgody Google rozdziela zgodę na zapis związany z analityką i z reklamą, a jej uzyskanie na stronie przypisuje właścicielowi strony. W wersji podstawowej tagi Google ładują się dopiero wtedy, gdy odwiedzający wyrazi zgodę w banerze.
ŹródłoGoogle for Developers, Consent mode overview (developers.google.com, dostęp )
Na stronie zapisów klubu SALTOS pomiar kampanii rusza po zgodzie wyrażonej w oknie plików cookie. W sklepie Pan Kotecki piksel Meta włącza się dopiero po zgodzie w banerze z przyciskami Tylko niezbędne i Akceptuję wszystkie.
Zgody i dokumenty w naszej wycenie
Zgody, polityka prywatności i regulamin należą do standardu, który obejmuje każda nasza wycena, niezależnie od rodzaju projektu. Przygotowujemy je pod dane, które Twoja strona rzeczywiście zbiera. Zakres usługi strony internetowe obejmuje między innymi formularze z ochroną przed spamem oraz pomiar ruchu i kampanii.
Wymagania dostępności dla osób z niepełnosprawnościami to osobny temat, który omawia poradnik o dostępności sklepu internetowego.
W kalkulatorze kosztu zobaczysz cenę wyjściową strony, a opis projektu możesz wysłać formularzem pod artykułem. Wiadomość trafia do opiekuna klienta, który odpisuje zwykle w ten sam dzień roboczy. W rozmowie ustalamy zakres, termin i materiały, których potrzebujemy od Ciebie na start.